Produttività e benessere. Questi due termini non sembrano andare a braccetto, con i ritmi serrati di oggi. Forse, però, è proprio dalla salute delle persone sul luogo di lavoro che si deve partire, se si vogliono mantenere degli standard di efficienza elevati. Infatti, l’accumulo di stress e la fatica di raggiungere gli obiettivi prefissati può risultate improduttiva alla lunga.
Il coach e consulente manageriale american David Allen ha ideato una strategia per superare la contrapposizione produttività/benessere. Nel suo libro “Getting things done” ci fornisce suggerimenti pratici sulla gestione del tempo e l’organizzazione delle varie attività. Quella di Allen è una soluzione per aumentare le prestazioni risparmiando energie e stress, in modo da riequilibrare il rapporto tra attività e benessere.
La ricetta sembra funzionare, come si evince da un sondaggio condotto dal sito americano “Undercover Recruiter” su oltre 2mila persone. Dall’indagine è risultato che i lavoratori che hanno adottato il metodo di David Allen rischiano 55 volte in meno di non raggiungere gli scopi, 21 in meno di passare inosservati, 18 in meno di sentirsi sopraffatti sul luogo di lavoro, oltre a tenere a mente tutte le scadenze da rispettare.
Il metodo Getting Things Done mette produttività e benessere dalla stessa parte
Quali sono, dunque, i punti salienti del metodo “Getting Things Done? Si comincia dall’organizzazione delle mansioni. Più che seguire un ordine logico o consequenziale, il consiglio è quello di impostare il proprio lavoro in base ai luoghi o ai contesti in cui le azioni devono essere compiuti. Se ci si trova in ufficio, a casa, al computer, al telefono o al supermercato, il modo di sistematizzare le cose da fare cambia.
Un altro punto fondamentale è sgomberare la mente da tutti gli impegni e le preoccupazioni, per concentrarsi solo sulle idee e le azioni da compiere in un dato momento. Annotare tutto su una “to do list” faciliterà il compito, sia che lo si faccia su un block notes o su un calendario da pc.
Man mano che la lista delle cose da fare si allunga sarà necessario programmare una revisione sistemica, a cadenza settimanale. Agendo in questo modo si riuscirà a dare ordine mentale ai progetti su cui lavorare, all’ordine di priorità di ciascuno di essi e pianificare la settimana successiva.
Ultimo punto, e forse il più importante, la regola dei due minuti. Questa prevede che tutte le attività che possono (mediamente) essere svolte in meno di due minuti non devono essere rimandate, ma fatte all’istante. In questo modo ci si disferà subito di quelle richieste aggiuntive che, messe in fondo alla to do list, potrebbero risultare parecchio fastidiose da svolgere a fine giornata.
